سؤال صحيح للغاية ولكنه أيضًا سؤال سهل الإجابة عليه. أولاً ، يجب أن تتذكر أن مساعدك الافتراضي المحترف هو إنسان ، مثلك تمامًا ، تمامًا مثل شخص قد يجلس في المكتب بجوارك. لديها مشاعر وأخلاق ومعايير وأطفال وحيوانات أليفة وحياة - مثلك تمامًا.
الكلمات الدالة:
مساعد افتراضي ، اتصال ، حديث ، تواصل ، عمل فعال ، عمل من المنزل ، عمل في المنزل ، عن بعد ، اتصالات
نص المقالة:
سؤال صحيح للغاية ولكنه أيضًا سؤال سهل الإجابة عليه. أولاً ، يجب أن تتذكر أن مساعدك الافتراضي المحترف هو إنسان ، مثلك تمامًا ، تمامًا مثل شخص قد يجلس في المكتب بجوارك. لديها مشاعر وأخلاق ومعايير وأطفال وحيوانات أليفة وحياة - مثلك تمامًا.
بينما لا يمكنني التحدث عن وكالات التوظيف الافتراضية الأخرى ، في Team Double-ClickSM ، فإننا نبذل قصارى جهدنا للتأكد من أن عملائنا يمكنهم التواصل بشكل مباشر وصريح مع مساعديهم الافتراضيين. هذه القدرة مهمة بشكل حيوي لأي علاقة عمل وخاصة علاقة رجل الأعمال ومساعده. بدون هذا التواصل ، لا يوجد تبادل للأفكار والمهام.
نحن نراقب الاتصال بين موظفينا الافتراضيين وعملائنا ، ولكن هذا ببساطة هو آليات نموذج أعمالنا في الحركة. نحن نراقب هذه الاتصالات للتأكد أولاً من وجود الاتصالات وثانيًا حتى نتمكن من التدخل إذا اكتشفنا مشكلة أو رأينا شيئًا يمكن القيام به بشكل أكثر كفاءة. ومع ذلك ، نشجع عملائنا على التعرف على مساعديهم الافتراضيين على المستوى الشخصي أيضًا. كما هو الحال مع أي علاقة ، كلما عرفت بعضكما البعض بشكل أفضل ، كلما تمكنت من توقع تحركات واحتياجات ومضايقات الحيوانات الأليفة بشكل أفضل. الآن بعد أن أصبح "السبب" بعيدًا ، يمكننا التحدث عن "كيف".
بالطبع ، هناك العديد من الخيارات لتوصيل المهام والواجبات والمسائل الأخرى إلى مساعدك الافتراضي:
يعد البريد الإلكتروني وسيلة اتصال فعالة للغاية عند العمل افتراضيًا. يتيح لك إرفاق ملف بسرعة وإرساله إلى مساعدك الافتراضي حتى يتمكن من إجراء التغييرات أو طباعة خطاب وإرساله بالبريد أو الاحتفاظ به كمرجع. تأكد من التحدث إلى مندوب خدمات العملاء Denise Schrock أو مساعدك الإداري الافتراضي إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إرفاق وإرسال الملفات.
استخدام الهاتف للتواصل مع مساعدك الافتراضي ، في حين أنه من الواضح أنه غير مستغل إلى حد ما وبسيط للغاية. هل سئمت البحث عن رقم هاتف مساعدك الافتراضي في كل مرة؟ ما عليك سوى برمجة رقم هاتفها في هواتف مكتبك والاتصال السريع بهاتفك الخلوي. الاتصال بلمسة واحدة بالمساعد الإداري الافتراضي الخاص بك هو أمر خاطف وليس أصعب من الضغط على مساعد من الطوب وقذائف الهاون في الغرفة المجاورة
المراسلة الفورية هي مثال آخر على تقنية رائعة ، والتي لا يتم استخدامها بشكل كافٍ عندما يتعلق الأمر بالتواصل مع المساعدين الافتراضيين. هناك العديد من برامج المراسلة الفورية الممتازة وهي سهلة الاستخدام.
برامج المراسلة الفورية المراد التحقق منها:
ياهو: http://messenger.yahoo.com
MSN: http://im.live.com/messenger/im/home/؟source=MSNTDLINK
AOL: http://www.aim.com
ICQ: http://www.icq.com
باستخدام برنامج المراسلة الفورية ، يمكنك ، بنقرتين فقط على الماوس ، كتابة الرسائل ذهابًا وإيابًا مع زملائك ومساعدك الافتراضي - كل ذلك في الوقت الفعلي. أنت تكتب ، وتكتب ، وقبل أن تعرف ذلك ، تتم الإجابة على جميع الأسئلة التي طرحتها هي وأنت ويمكنك المضي قدمًا.
تحذير - فرصة تضييع الوقت: من السهل الانخراط في "الدردشة" مع شخص ما على المراسلة الفورية ، مما قد يستهلك الكثير من الوقت. يجب استخدام المراسلة الفورية لأسئلة وإجابات سريعة ، ثم العودة إلى مهامك. لم يكن المقصود من المراسلة الفورية أن تحل محل الهاتف لإعطاء تعليمات مطولة أو الاحتفاظ بآيات إلكترونية شديدة الأهمية.
البريد الحلزون ، رغم أنه قديم جدًا ، إلا أنه ضروري في بعض الأحيان. مع وجود العديد من التقنيات في متناول أيدينا هذه الأيام ، هناك القليل جدًا من الاستخدام للبريد العادي باستثناء الاتصالات التجارية الأكثر رسمية أو مراسلات التسويق أو إرسال الإمدادات إلى مساعدك الافتراضي.
يعد إرسال المساعد الافتراضي عبر الفاكس وسيلة شائعة لتوصيل المهام والقوائم إلى مساعدك الافتراضي المحترف. ومع ذلك ، إذا كانت العناصر التي تنوي إرسالها عبر الفاكس بتنسيق إلكتروني (قابل للتحرير) بالفعل - فمن الأفضل إرسالها كملف مرفق. بهذه الطريقة لن يحتاج مساعدك الافتراضي إلى إعادة كتابة كل شيء وإنفاق دولارات غير ضرورية على العميل. تحقق من eFax على www.efax.com للحصول على أحدث رسائل الفاكس الإلكترونية - ليست هناك حاجة تقريبًا لفاكس أرضي بعد الآن.
VOIM (Voice over Instant messenger) هي لعبة الاتصالات الجديدة المفضلة لدي. ما يسمح لك VOIM بفعله هو ببساطة سحب برنامج المراسلة الفورية الخاص بك ، والنقر فوق اسم مساعدك الافتراضي ، والنقر فوق زر الاتصال ، وفويلا ، يرن عبر الكمبيوتر إليها. بمجرد إنشاء الاتصال (الذي يستغرق ثانية أو ثانيتين فقط) ، يمكنك التحدث مع مساعدك الافتراضي من خلال الكمبيوتر - لا p